Empresa de transporte con cinco furgonetas y unos sesenta envíos al día, de las que viven de clientes de su zona. Buen servicio, buena gente, precio ajustado. Y aun así perdía clientes.
Los perdía contra grandes operadores que no son mejores en la carretera, pero lo parecen: el cliente recibe un aviso cuando recogen, otro cuando el paquete está en ruta y otro con la foto de la entrega. Puede ver sus envíos en un portal. Y pide una recogida sin llamar a nadie.
Esta empresa hacía todo eso por teléfono y WhatsApp, desde la oficina, a mano. Cuando había diez envíos al día, funcionaba. Cuando había sesenta, la oficina era un centro de llamadas.
El punto de partida
- Los clientes llamaban para preguntar "¿dónde está mi envío?". Muchas veces al día.
- La planificación de rutas se hacía en una pizarra y en la cabeza del gerente. Si el gerente no estaba, nadie sabía qué furgoneta llevaba qué.
- Los conductores avisaban de las entregas por WhatsApp, cuando se acordaban. Las incidencias se enteraban tarde.
- Las tarifas y condiciones de cada cliente estaban en un Excel y en la memoria de la persona de administración.
- Los justificantes de entrega eran papeles firmados que había que buscar cuando un cliente reclamaba.
Qué construimos
Una plataforma a medida, ligera, hecha para cómo trabaja esta empresa. Nada de licencias por usuario ni de módulos que no usan.
Aplicación para conductores. Una web que funciona en cualquier móvil. Cada conductor ve su ruta del día, marca cada parada (recogido, en ruta, entregado, incidencia), hace una foto y recoge la firma en pantalla. Sin instalar nada, sin formación de más de diez minutos.
Notificaciones en tiempo real al cliente. Cada cambio de estado que marca el conductor dispara un aviso automático al cliente por correo o por WhatsApp, con un enlace para ver el envío. El cliente deja de llamar porque ya lo sabe antes de preguntar.
Planificación diaria. Un tablero donde la oficina crea los envíos del día, los asigna a cada vehículo arrastrando y ve la ruta de cada uno. Si un conductor falla, se reasigna en un minuto. Todo el mundo ve lo mismo, esté donde esté.
Portal de cliente. Cada cliente entra con su usuario y ve sus envíos, el estado, la foto de entrega, la firma y sus facturas. Y pide una recogida desde ahí, que aparece directamente en la planificación de la oficina.
Control de clientes. Ficha por cliente con sus tarifas, condiciones, contactos, histórico de envíos, incidencias y lo que factura cada mes. Con una vista de qué clientes crecen, cuáles bajan y cuáles dan más incidencias de las que valen.
Conectado con la facturación. Los envíos entregados se convierten en líneas de factura en su programa de facturación, sin volver a teclear nada.
Qué cambió
- El cliente recibe la misma experiencia que le daría un gran operador: avisos, seguimiento, foto y firma, portal. Con el trato cercano de una empresa pequeña.
- Las llamadas de "¿dónde está mi envío?" pasan de treinta o cuarenta al día a menos de cinco. La oficina vuelve a tener tiempo.
- La planificación ya no depende de una persona ni de una pizarra.
- Las reclamaciones se resuelven en segundos: la foto y la firma están en la ficha del envío.
- El gerente sabe por primera vez qué cliente le da dinero y cuál le da trabajo.
- El coste mensual de todo esto queda por debajo de 150 €: un alojamiento en la nube y el mantenimiento.
Por qué funcionó
Porque no se compró un programa de transporte grande al que la empresa tuviera que adaptarse. Se construyó lo que esta empresa necesitaba, con sus estados, sus tarifas y su forma de planificar. Empezamos por la app de conductores y las notificaciones, que era lo que más dolía, y en ocho semanas estaba en marcha. El portal y el control de clientes vinieron después, sobre lo que ya funcionaba.
Y porque parecer grande no va de tamaño. Va de que el cliente reciba la información antes de tener que pedirla.
¿Te suena?
Si tu oficina se pasa el día contestando dónde está cada envío, si la planificación vive en una pizarra o si tus clientes te comparan con operadores que tienen "una app", hay una forma de competir sin ser grande.
Cuéntanos qué hace hoy tu oficina a mano y en una llamada de 30 minutos te decimos qué se puede automatizar primero y cuánto costaría.