En una empresa de distribución con la que trabajamos, los precios especiales de 300 clientes vivían en un Excel. Lo mantenía la persona de administración desde hacía nueve años. Tenía fórmulas que nadie más entendía, pestañas ocultas y una macro que "no hay que tocar".
Un lunes esa persona estuvo de baja. Ese día se enviaron facturas con precios equivocados a 14 clientes. Se descubrió porque uno llamó para quejarse.
No es un caso raro. Es el caso normal.
Cómo nace el Excel que manda
Nunca se decide. Aparece.
El ERP no tenía un sitio para eso, o lo tenía pero era incómodo, o nadie sabía configurarlo. Alguien abrió un Excel para salir del paso. Funcionó. Se le añadió una columna, luego una pestaña, luego una fórmula que cruza con otro Excel. Nueve años después, la empresa depende de él y nadie lo ha decidido.
Los más habituales:
- Precios y condiciones especiales por cliente.
- Control de lotes, caducidades o números de serie.
- Planificación de producción o de rutas.
- Cálculo de comisiones comerciales.
- Seguimiento de pedidos pendientes o de incidencias.
- El "cuadro de mando" que se manda al gerente cada lunes.
Por qué es un riesgo, aunque funcione
- Depende de una persona. Si no está, nadie sabe cómo va. Si se va de la empresa, se va el conocimiento.
- No tiene validaciones. Un número mal tecleado no avisa. Se descubre cuando ya ha salido una factura.
- Tiene copias. El de administración, el de ventas, el que se envió por correo el mes pasado. Ninguno coincide.
- No tiene permisos ni histórico. Cualquiera puede cambiar cualquier cosa y nadie sabe quién cambió qué.
- No se conecta con nada. Los datos se copian a mano del ERP al Excel y del Excel al ERP. Dos veces la misma información, dos oportunidades de error.
Cómo saber si es tu caso
Tres preguntas:
- ¿Hay un fichero que "hay que actualizar" y que se pasa por correo?
- Si la persona que lo mantiene está de vacaciones, ¿alguien más puede hacer su trabajo con él?
- ¿Hay datos en ese fichero que no están en el ERP?
Cómo lo llevamos al ERP sin un proyecto enorme
Lo primero que hacemos no es programar. Es sentarnos con la persona que mantiene el Excel y entender qué hace realmente. Casi siempre hay dos o tres reglas de negocio que nadie ha escrito y que son el motivo de que exista.
Después, lo habitual es una extensión pequeña de Business Central:
- Una tabla nueva o unos campos en la ficha de cliente, artículo o lote.
- Las validaciones que el Excel no tenía: rangos, obligatorios, listas cerradas.
- Los cálculos que hacía la fórmula, ahora dentro del ERP y aplicados automáticamente al facturar, al registrar o al planificar.
- Un informe que saca lo mismo que sacaba el Excel, pero desde los datos reales y para quien tenga permiso.
Lo que no hacemos
No obligamos a la empresa a trabajar como el estándar del ERP si su forma de trabajar es mejor. Y no tiramos el Excel el primer día: convive con la nueva pantalla un par de semanas hasta que el equipo confía.
¿Cuál es el Excel de tu empresa?
Seguro que tienes uno. Cuéntanos cuál es y en una llamada de 30 minutos te decimos si cabe en tu ERP, cuánto costaría y en cuánto tiempo dejaría de mandar.