En alimentación, farmacia o cosmética el ERP no puede limitarse a facturar. Tiene que saber de qué lote sale cada unidad, qué análisis ha pasado, qué certificado lo respalda y en qué palet ha viajado. Y cuando una auditoría o un cliente lo pide, la respuesta tiene que salir en minutos.
Este es el caso de un fabricante de alimentación infantil que trabaja con Microsoft Dynamics 365 Business Central. Tenía el ERP, tenía el módulo de calidad de Microsoft, pero le faltaba todo lo que hace que su negocio sea su negocio.
El punto de partida
El equipo llevaba parte del control de calidad y de la documentación fuera del ERP:
- Los certificados y normativas aplicables a cada artículo vivían en carpetas y hojas de cálculo.
- Las etiquetas SSCC de palets y cajas se generaban con una herramienta aparte, sin relación con lo que Business Central registraba.
- Los resultados de análisis se anotaban, pero cambiar el estado de un lote tras una revisión requería pasos manuales.
- Datos propios del producto (tipo de envase, material, vida útil tras apertura, marcado por edad, lugar de producción) no tenían sitio en la ficha de artículo.
Qué construimos
Una extensión a medida de Business Central que amplía el ERP con lo que este fabricante necesita, apoyándose en el módulo de calidad estándar de Microsoft en lugar de sustituirlo.
Ficha de artículo completa. Añadimos a cada artículo sus atributos reales: familia propia, tipo y material de envase por nivel (unidad, caja, palet), tipo de lote, autoridad de control, vida útil tras apertura, marcado por edad y lugar de producción. Todo dentro de Business Central, con listas cerradas para evitar errores de tecleo.
Certificados y normativa. Un registro de certificados y de regulaciones vinculado a cada artículo, con vigencias. Cuando un cliente pregunta qué certificado ampara un producto, la respuesta está en la ficha.
Unidades de expedición con SSCC. Gestión de unidades de manipulación (palets y cajas) con su código SSCC, sus líneas y su histórico de movimientos, integrada con los albaranes y el almacén. Cada palet que sale lleva su SSCC y se sabe qué lotes contiene.
Calidad conectada. Los resultados de inspección cambian el estado del lote automáticamente según las reglas definidas. Las notas de calidad se consultan desde el propio lote. Las plantillas y categorías de test se ajustan a los análisis que hace este fabricante, no a un genérico.
Consejos de almacenamiento y pedidos abiertos. Recomendaciones de conservación por artículo y gestión de pedidos abiertos con proveedores para materias primas recurrentes.
Qué cambió
- La trazabilidad de un lote, del análisis al palet expedido, se consulta en una sola pantalla.
- Las etiquetas SSCC salen del ERP y coinciden con lo que se ha registrado en el albarán.
- Certificados y normativa dejan de vivir en carpetas: están en la ficha del artículo, con fecha de caducidad.
- El estado de calidad de un lote se actualiza solo cuando se registra el resultado de la inspección.
- Preparar una auditoría pasa de cinco días a dos horas: se exporta desde un solo sistema.
Por qué funcionó
Porque no se forzó al fabricante a trabajar como el ERP estándar, ni se tiró el estándar para reinventarlo. Se construyó encima del módulo de calidad de Microsoft, con una extensión limpia que se actualiza con cada versión de Business Central. Y se diseñó con el equipo de calidad, no solo con el de sistemas.
¿Te suena?
Si tu Business Central se queda corto en trazabilidad, calidad o etiquetado y lo estás compensando con Excel y herramientas sueltas, podemos ayudarte.
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