Si vendes a grandes cadenas de distribución, ya lo sabes: el EDI no es opcional. Carrefour, El Corte Inglés, Mercadona, Alcampo o Eroski lo exigen por contrato. Cada pedido llega en formato electrónico, cada albarán y cada factura tiene que volver por el mismo camino, y si algo no cuadra, el cobro se retrasa.
Este es el caso de un fabricante que vende a varias de esas cadenas y que tiene Microsoft Dynamics 365 Business Central como ERP. Te contamos qué problema tenía, qué construimos y qué cambió.
El punto de partida
El proveedor recibía los pedidos EDI a través de una plataforma externa, pero la conexión con su ERP era antigua, dependía de una extensión que ya nadie mantenía y obligaba a intervenir a mano en demasiados puntos:
- Los pedidos entraban como ficheros que alguien tenía que revisar y volver a introducir cuando fallaba el cruce de artículos.
- Las facturas y albaranes salían con errores de códigos EAN o unidades de medida, y la cadena los rechazaba.
- Cada cliente nuevo era un pequeño proyecto: semanas de idas y venidas con el departamento técnico de la cadena.
- Nadie tenía una foto clara de qué pedidos habían entrado bien y cuáles no.
Qué construimos
Una extensión a medida para Business Central que conecta el ERP directamente con la plataforma EDI (EDICOM) a través de su API. Todo se configura desde dentro de Business Central, sin ficheros sueltos ni servidores intermedios.
Entrada de pedidos. Los pedidos de las cadenas se descargan automáticamente y se convierten en pedidos de venta en Business Central. El cruce de artículos se hace por el EAN del cliente y su unidad de medida, y el punto de entrega se identifica por el GLN del centro. Si un pedido no puede procesarse, queda registrado con el motivo exacto para corregirlo en minutos.
Salida de albaranes y facturas. Al registrar un albarán o una factura, la extensión genera el mensaje EDI con los roles correctos (comprador, receptor, pagador, destinatario) y lo publica en EDICOM. Tipos de IVA, descuentos e impuestos se mapean según lo que exige cada cadena.
Ficha EDI por cliente. Cada cadena tiene su propia configuración: códigos EAN por rol, variantes por centro, direcciones de envío con su GLN. Dar de alta un cliente nuevo pasa a ser configuración, no desarrollo.
Registro y trazabilidad. Un log de importación muestra cada pedido recibido, su estado y cualquier error. Administración sabe en todo momento qué ha entrado y qué falta.
Migración limpia. Los datos de la extensión antigua se migraron con una herramienta específica, sin parar la operativa.
Qué cambió
- Los pedidos de las grandes cadenas entran solos en Business Central. Nadie los teclea.
- Los albaranes y facturas salen por EDI en el momento de registrarlos, con los códigos que cada cadena exige.
- Dar de alta un cliente EDI nuevo se resuelve en tres a seis horas de configuración y una ronda de pruebas, no en semanas de desarrollo.
- Los errores se ven en un registro claro dentro del ERP, con el mensaje exacto, en lugar de descubrirse cuando la cadena rechaza la factura.
- El proveedor ha dado de alta 25 clientes EDI nuevos en un año con el mismo equipo administrativo. Los rechazos de facturas pasaron de varios al mes a cero en seis meses.
Por qué funcionó
No fue un conector genérico. Se diseñó sobre cómo trabaja este proveedor: sus almacenes, sus unidades de medida, sus variantes de cliente por centro de entrega. Y se construyó como extensión nativa de Business Central, lo que significa que sobrevive a las actualizaciones de Microsoft y que el equipo lo maneja desde las pantallas que ya conoce.
¿Te suena?
Si vendes a gran distribución y tu EDI depende de ficheros, de un intermediario o de alguien que revisa cada pedido, hay una forma mejor de hacerlo. Trabajamos con Business Central en toda España desde Tarragona.
Cuéntanos cómo recibes hoy los pedidos y en una llamada de 30 minutos te decimos qué se puede automatizar y cuánto costaría.